谈谈党政机关公文排版及常见问题

为什么要提这个问题？一是通过学习公文排版，可以提高自己日常办公软件的使用水平；二是党政公文排版格式有其特有的规定，要求的细节还很多（小到标点符号是全角还是半角等），需要了解、学习；三是经常会遇到，在公文排版时出现各种各样的错误，不同的人用不同的排版方式，不同的单位排版格式也不一样，与标准的要求出入很大。（下面主要以红头文件为例）

本文依据：党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）

1、页边距设置不同，出现的问题。下页两图是国标规定。

问题是如果上页边距为（37mm)和下页边距为(35mm)时，字处理软件目前很难实现标准要求的撑满版心规定要达到的效果。

所以公文页边距可以按如下设置，变通一下，达到国标规定的显示效果。（为什么国标GB/T 9704-2012 页边距不直接按如下设置呢？）

页边距

2、进行公文格式设置时，正文行距是多少？

按标准规定，设置每行28个汉字，每页22行，则行距为29.6磅（行距自动计算）。所以一般不用设置行距。

页面设置

3、公文一般为套打，怎么套正发文字号，并且达到撑满版心效果（特别是首页最后一行）。可以采用下面的办法：根据上述的方法设置页面行数，和页边距后，首页效果如下图。可以把发文字号输入在下图行号为7的位置（实际为第9行）。如果发文字号还是套不正。可以把发文字号放在文本框中解决。

如果由于解决署名和正文在一页的问题，调整了行距，那首页最后一行文字也无所谓撑满版心了。

相对标准的首页

4、公文的类别不同格式不同：常用的公文包括文件（红头文件）和特定格式公文，特定格式有信函、命令、纪要等。

5、信函首页有页码、版记有印发机关等信息。【错】

• 信函首页不显示页码。【对】

信函应选择——首页不同

• 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。【对】

6、红头文件缺少版记部分，认为版记可有可无。【错】

版记

一个红头文件一般分为三部分：版头、主体、版记。这三部分缺一不可，版记必须在偶数页。【对】

版记示意图

7、页码字体字号不正确，位置不正确，不是4号宋体，公文如果是一页纸不标注页码。【错】

页码

要求4号半角宋体，前后有一字线。长一字线还是短一字线，标准没有规定——都可以。一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字，

操作注意：页面应设置为对称页边距，页脚应设置为奇偶页不同。通过插入页码实现，不要手动输入页码。页脚设置为25mm左右（打印出来，用尺子量一字线到文字的距离是否为7mm，然后进行调整，呵呵 ）。

8、文件标题字体、行距不正确。【错】

标题为2号小标宋体字，行距同正文行距（29.6磅）。【对】

9、公文中有些生僻字，应该显示为仿宋体，结果显示为宋体，windows默认没有小标宋字体等字库问题。

解决方法：建议下载方正字库客户端，非商用可以免费下载你要使用的字体，包括但不限于公文中的小标宋等字体。

10、字处理软件用wps还是用word？Wps免费、正版，操作也很方便，word也应该用一用，不然wps以后不免费了