（人民视觉/图）
2022年9月，徐澄突然发觉，一个已有9年不知其踪的档案袋，成了她求职途中的关键问题。
这是一个记录徐澄履历的档案袋，她不能经手，更无权查阅。大部分中国人在中学阶段便开始被建立这一份人事档案，神秘且严肃，直至退休时，它还将决定被记录者的余生待遇。
如此重要的一个档案袋，其管理程序在徐澄后来的求解过程中却显得刻板又圆滑。在工作前五年，曾经供职过的三家单位都不曾有人过问档案之事，直到她在2022年即将入职一家事业单位时，那份消失的档案成为了必需品。
这并非孤例。在南方周末记者采访中，有人与自己的档案袋“互不打扰”，有人却为此四处奔波，甚至有人因为一纸档案，维权多年。而2023年6月27日的一个热搜，再次将人事档案拉入公众视野：四川省泸州市一位母亲无意间私拆了女儿档案袋封条，女儿崩溃大叫。
中国的人事档案约起源于汉代，相关管理制度不断传承、变化。中国共产党在抗战时期提出建立干部档案工作及管理制度，并在新中国成立后逐渐完善。在改革开放四十余年的冲刷之下，人口流动与身份变化早已超出制度设计，在21世纪初，媒体舆论曾聚焦过档案管理弊端的极端案例，探讨改革之道。如今时隔近20年，各地多有革新措施，但在升学、调动、升迁、退休的人生关键节点，这个档案袋的管理问题仍有时会像刺客一般，突然拦在某个人之前。
“忙起来忘掉，用起来需要”
“组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历的、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。”
这是人事档案学教材《人事档案教程》里的定义。16年前，广州大学南方治理研究院院长陈潭在《单位身份的松动——中国人事档案制度研究》（以下简称《单位身份的松动》）中就形容人事档案是“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉”。一个课本大小的棕色牛皮纸袋离绝大多数被记录者似乎颇为遥远。
不过，陈潭还有一句：“用起来需要”。人事档案至今仍与许多重要事项牢牢绑定。依据教材《人事档案管理实务》，报考研究生需要出具记录个人经历、学历与成绩的人事档案材料，入职公有企事业单位、报考公务员、职称评定、合同鉴证、离退休都要档案作信证，在五险一金的发放上，档案所记录的工龄、工资、待遇、职务等信息也是重要依据。一旦断、弃档，福利保障都受影响。
也恰因为这些繁杂的绑定关系，人事档案管理成了一些被记录者的痛点。
南方周末记者采访了10个曾与人事档案发生“纠葛”的人。从高校学生到机关干部，他们身份不一；在升学、工作调动、退休等各个阶段，都有受访者为档案所困；麻烦起始的年代最早可追溯至改革开放初期，有些至今没能得到妥善解决。
江西人米园就不得不在临近升学之际同档案“死磕”。2023年，她考研报到，要把档案存入学校时，发现没有高中的学籍档案。辅导员让她回高中学校补办，她却被高中学校告知档案丢失，只能开就读证明。
这已非她首次在人事档案上遇到麻烦。此前，读完自考的专科与本科后，前者把学籍档案发回她自己手中，后者则干脆连密封档案袋都没有，只给了两张纸，她只好买袋子装起来。当她尝试将档案存入当地人才市场时，工作人员告诉她，人才市场不接受非全日制的档案。至今，她都只能自持两份档案。
更多的人则在工作调动中遇到了麻烦。前述的徐澄在寻档案过程中，高中母校无人愿意补办档案，直到电话骚扰母校一个月，才有老师答应。补办完毕，徐澄又发现，个人自持的档案无法存入人才市场。她只好花费1000余元，找一个淘宝商家代为存入另一省的人才市场，再调入工作地。
老家在甘肃一县城的祁菲则曾与档案管理机构杠上。她回忆，2023年3月，她入职一家事业单位时，单位给了她一张表格，需要她的档案管理机构填写、盖章。然而，存放祁菲档案的县人社局档案室告诉她，她无法证明自己在新单位工作，故此不能填表盖章。如要办理，祁菲新单位必须派人持介绍信至县城方可。
祁菲一度觉得要办不成入职手续了。后来，她向上一级的市人才服务中心询问才得知，她本人持表格可以办理。祁菲跑回老家，拿着上级说法与单位介绍信，才办成了事。
上海人鄢平也因档案问题在工作变动上摔过跤。2021年，他入职一家事业单位时，后者告诉他，他自称曾在一家国企与另一家事业单位工作过，档案上却没有记录。在几番折腾之后，直到他母亲在家翻出了当年签订的劳动合同，这才算是堵上了档案的漏洞。
“档案没有非常客观全面地记录我的工作经历，我反而要为档案的缺失来进行额外的解释。”鄢平感叹。
而在档案管理的另一端，陈潭曾在书中总结，当时人事档案管理已出现了弃档死档、人档分离、虚假档案、人质档案、黑档案等问题。16年后，在中国人民大学信息资源管理学院教授黄霄羽看来，上述部分问题已经逐渐消解，但弃档与虚假档案问题至今存在。
黄霄羽回忆，2022年，她曾受教育部委托对高校毕业生的弃档问题与对策进行课题研究。据不完全统计，有约70%的毕业生不同程度地存在弃档问题。
虚假档案问题也一度并不少见。司法部原党组成员卢恩光便是人事档案造假的典型之一。据央视电视专题片《巡视利剑》，卢恩光被称为“五假干部”，其年龄、学历、入党材料、工作经历、家庭成员全部存在造假。不过，黄霄羽告诉南方周末记者，这一问题已有好转。
“档随人走”
2003年，从益阳师范专科学校（今湖南城市学院）毕业20年后，突然有人向湖南作家汤国基寄来了他部分档案材料的复印件。直到那时，他才知道，档案里竟被当年的班主任及母校分别加上了如下考语：“有严重的神经官能证，不宜担任教学工作”“考虑到该生长期患有头昏失眠等疾病，有时精神有反常现象”。
汤国基曾在1980年代两次做过鉴定，结论均为无精神病。在他看来，正是并不符实的短短几句话，令他一生无比坎坷。在大学毕业后分配工作的年代里，没有单位愿意接收他，他还被关入过精神病院，谈婚论嫁的女友也因他患精神病的传闻而离开。
这是《单位身份的松动》中收录的案例，更是当年轰动一时的新闻。这或许也是档案管理的极端反例——一份始自青年时的档案，却能跟随、影响被记录者一生。
绝大多数人的人事档案始自学生时期。据人事档案学专著《现代人事档案管理》，有不少小学、初中都已为学生建档。不过，目前中国明确的是，高中（含中专）学生均要建立档案，其中主要包括毕业生登记表、学年评语表、考试成绩登记表、体质测试表、毕业生家庭情况调查表等材料，这些材料随被记录者的履历而增加。
高考录取完成后，档案由生源地招生主管部门寄至高校，也有高中会发回学生，由学生交给高校。高校毕业后，人事档案也将因去向被划分为两类，即干部人事档案与流动人员人事档案。前者对应党政机关公务员和国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员等，后者对应非公经济和社会组织聘用人员、自由职业或灵活就业人员、未就业的高校毕业生及中专毕业生、自费出国留学的高校毕业生及其他因私出国人员等。
针对干部人事档案，中共中央办公厅于2018年印发了《干部人事档案工作条例》。该条例规定，这类档案由中央组织部主管，各地区各部门各单位按照干部管理权限分级负责、集中管理。干部人事档案管理权限发生变动的，档案需转递至新单位。
对持干部人事档案者而言，档案的重要性不言而喻。依照条例，干部录用、提拔、调出等事项均需审核档案。
而针对流动人员人事档案，中组部、人社部等多部门于2021年发布了《流动人员人事档案管理服务规定》。该文件规定，流动人员人事档案由人社部门主管，管理服务机构为县级及以上政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人社部门授权的单位。
流动人员数量庞大，各地人才市场因此成为许多人不得不打交道的档案管理机构。黄霄羽告诉南方周末记者，按照相关规定，企业应当将流动人员的相关材料定期送交到人才市场。但她2023年6月在南方某市培训和调研时发现，很多人才市场不愿接收企业材料，原因有二：一是流动人员人事档案管理取消收取保管费，人才服务机构接收档案缺乏动力，二是人才服务机构也缺乏专业的人员与管理能力。这就导致了流动人员人事档案材料的分散与不连续，很多流动人员在人才市场的人事档案袋中，还是高校时期的毕业生档案。
“代办档案”市场
在档案管理沉疴之处，早已衍生出另一个市场。
回老家补办档案前，身在北京的徐澄曾一度想过上网找中介。她曾在社媒平台上私信过一家自称可以代办各类人事档案业务的商家，询问服务内容及价格。该商家称，他们在全国都有业务员，能够帮客户跑通学校与户籍地人才市场，存入档案，打包价6800元。
如今，各大网络平台上都有不少“档案中介”，收费替人解决麻烦。“档案在自己手里怎么存”“怎么把档案存放到人才中心”……这些商家声称可以代为办理，收费视服务项目及中介不同，在数百至数千元不等。
一位受访者告诉南方周末记者，2018年她函授本科毕业后，校方将档案发回她，她私拆了档案，导致档案失效。后来，因考公需要，她找了一家中介机构，花了2000元补办了档案，顺利通过了政审。
“这个行业其实很乱。”2023年7月16日，南方周末记者在北京见到档案代办从业者缪琛时，他如此直言。缪琛自述曾从事人事档案管理十余年，后来开办了一家公司，经营人力资源等多项业务，档案代办只是其中一项。
缪琛说，就档案而言，他做得最多的是代人补办学籍档案与查找档案，也为流动人员存档，目前手下有十名左右专职处理档案的正式员工，全国各地还有按业务量结算的合作业务员。按缪琛的说法，他的公司没有固定的收费标准，金额视业务难度及耗费成本来定，有两千的，也有上万的。他拒绝透露月度业务量。
在缪琛看来，他办理业务的办法也颇为简单，就是靠着对人事档案政策的熟悉与一定的谈判技巧。有客户找他补办学籍档案前，已经找过学校，但老师拒绝补办，缪琛代为沟通，就能说服老师；各省对人才市场能否接收自持档案规定不同，执行力度不一，他会去客户户籍地的人才市场，自称靠谈判说服工作人员给客户存档。
“你得说到点子上。”缪琛说，“也不是说所有的单子我都能完成，有些单子分析后，我觉得它是能完成的，在政策里头的确能找到结合点。”他估计，此类业务成功率在70%以上。如果实在无法办成，他会退款。
从事跑腿业务有十来年的吕封也在江西干着档案代办的行当。倘若客户需要在人才市场存入自持档案，吕封则有另一套“生意经”。理想情况下，他会要求客户的学校公对公转递档案；如果行不通，他就与一些有门路的跑腿员合作，花钱请他们存入人才市场。他向南方周末记者透露，他存档收费1000元，其中800元都是交给跑腿员的。
一位在湖北经营档案代办业务的商家也向南方周末记者坦承，要存自持档案“主要是和一些人才市场合作”：“你没有资源的话，肯定是没办法存进去的。”
这一市场虽游走于灰色地带，但竞争仍很激烈。吕封说，一些大中介机构将档案生意抢走后，业务层层转包。以代客户去人才市场调档为例，据吕封了解，有些大机构要价800-1000元，再找吕封这样的小商户去办。按吕封的收费标准，机构只需支付他150元左右即可。有时，这样的生意还不只转包一次，从中抽水者就更多。
缪琛也坦承，相较公司其它业务，档案业务并不赚钱。说到底，并不存在“档案代办”的法定资质，“这一块其实是个真空地带”，他们只能算是“高级跑腿”。但他还没有放弃这一业务，原因有二：一是跑成了有成就感，二是他时常因档案业务结识大客户，“我从这里头可以挖掘机会，投资的或者是其它综合性的机会”。
吕封已经开始考虑转做其他跑腿业务，“如果我有资质，我就可以大大方方去做，没有的话就夹在中间”。他发现，有些客户还会特意跑到他的办公地点查看。他猜测，档案重要，客户还是不信任代办。
寻档二十余年
然而，有一些麻烦不是“档案代办”能够解决的。
据《单位身份的松动》，汤国基猜测，是因自己在师专求学时四处写信反映学校师资水平不佳、教师不学无术，得罪了人，最终换来“致命”考语。为此，在2003年，他提起了一系列民事诉讼，要求母校和相关教育部门道歉并赔偿。
诉讼并不顺利。如今，在网络与各类文献中，已很难再找到他2004年后的诉讼进展信息。
事实上，在“档随人走”的漫长岁月中，总有人会因档案管理错误而遭遇麻烦。重如汤国基，陷入影响半生的灾难，这也迫使他们走上维权之路。
与汤国基类似，浙江舟山人虞吟霞也曾深陷档案困境，并且直至2023年6月去世，她寻求公办教师身份的维权之路仍未完结。
虞吟霞的女儿王萍儿告诉南方周末记者，1954年母亲被招录为教师，先后任教于舟山市岱山县数所学校，一直是公办学校正式教师。1962年，国家处于三年严重困难时期，虞吟霞响应国家号召，自愿放弃公职人员待遇，被精简下放到宁波市镇海县的农村小学做代课教师。
后来，政府为精简下放的知识分子落实政策。虞吟霞一家搬到宁波市区，但她曾经的公办教师身份却始终无法得到认定，她一直做着代课教师。直到1979年，虞吟霞不能继续代课教书，这才试图找回公办教师身份。
王萍儿回忆，彼时，阻碍母亲找回身份的一个障碍，便是她的档案遗失了。从1979年起，虞吟霞便开始寻找档案。那时，她常在宁波、舟山、岱山的档案馆、教育局等部门来回奔波，早上从宁波出发，坐车再换船，到岱山时已经晚上了。
王萍儿说，为了维持生活，母亲曾在居委会工作，也去父亲所在的工厂做临时工。父亲也支持母亲寻档，跑到乡下的田里种植花木，再拿到城里销售。
一晃二十余年过去，档案始终不见踪影，直到2001年。王萍儿记得，那年，母亲接到了一个电话，电话中她被告知，她的档案在岱山县档案馆的一个箱子里被翻了出来。
此后，虞吟霞的生活重心也转移到了为自己讨说法上来。
这又是一段历时二十余年的繁复过程。依据王萍儿提供的材料，虞吟霞在各级政府部门之间反复求证和上访。此间，政府部门的说法时有变动。而后她又走上了诉讼和抗诉之路，所诉多被驳回，其中岱山县法院认为是“属于历史遗留问题”。
2023年3月，岱山县教育局再次出具了信访事项处理意见书，除去维持无法认定公办教师身份的意见外，还称省内没有文件规定，1962年精简下放的职工一定要在1970年代回收转正。5月，舟山市教育局决定终止虞吟霞的复查申请。6月26日，虞吟霞离世。临死之际，她嘱托女儿继续代为维权。
档案数字化
虞吟霞的档案困境，如今在一些城市或许已不会发生。根据缪琛的观察，一些地方政府也在尝试革新人事档案管理系统。一个重要举措就是档案数字化。缪琛就曾为某直辖市做过档案数字化的外包工作。
安徽省蚌埠市也是做出此种改进者之一。自2019年以来，蚌埠市人社局启动人事档案数字化管理工程，历时2年多将人社系统保管的人事档案共50.59万卷全部电子化扫描入库。
该局档案管理中心主任肖畅告诉南方周末记者，档案数字化完成后，很多涉及档案的业务办理就方便多了。以退休手续为例，数字化完成前，流动人员退休的办理工作需要档案保管部门的工作人员将纸档送至人社局，人社局再翻阅纸质档案，确认其工龄等信息，耗时很长；数字化后，人社局系统内就有申请人的电子档案，申请人足不出户即可在网上申请办理退休，人社局也可在线上审批，大大提高了效率。
除此之外，数字化过程中，这套系统也紧急拯救了一些出现问题的档案。“我们在整理的时候就会发现，有一些（档案）可能因为水渍或者霉变，已经粘连在一起了。”肖畅说，“通过电子化，我们能及时止损。”
数字化工作还能为档案查找提供便利。曾有人到档案管理中心寻找丢失的档案，该档案自其原工作单位在1990年代破产清算后就下落不明。但在系统里，工作人员输入来访者的曾用名搜索后，终于找到了它。
事实上，并不只有蚌埠在推进人事档案电子化。据报道，江苏省常州市也预计在一年内完成采集全市15万份、数千万页的流动人员人事档案材料影像资料。而在此之前，已经有多地完成了流动人员或干部人事档案数字化进程。2012年，四川省成都市本级社会人才人事档案全面实现电子化；2022年，辽宁省东港市则实现了3940卷干部人事档案的数字化管理；浙江省也实现了线上办理流动人员人事档案接收、转出、资料收集、证明出具等业务。
也是在档案数字化的大趋势下，肖畅还有更大的设想。她希望能在全省乃至全国的层面建立起一个统一的数字化档案平台。她介绍，目前一些档案业务的办理还存在着市、省的藩篱。例如，有档案存放在蚌埠的流动人员，需要在外省办理退休时，需要将纸质档案寄送到外省，外省相关部门审阅完毕后再行寄回。而有了统一的数字化平台后，两地都能免此苦处，可在线查阅。
不过，数字化工作依然面临着挑战。在黄霄羽看来，人事档案数字化后，内容若遭篡改，很难留下肉眼可识别的痕迹，真实性难保证；此外，业界也面临着数据需要定期在不同设备中不断迁移，以免无法读取的问题。
（文中徐澄、鄢平、祁菲、吕封、缪琛为化名，报道参考《人事档案教程》《现代人事档案管理》《人事档案管理实务》《单位身份的松动——中国人事档案制度研究》）
南方周末记者 姜博文 南方周末实习生 邓可 林倩伊
责编 何海宁
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