清代县级政区衙门首要官员一般有知县、县丞、典史三职共3人,俗称“县三巨头”。
知县总揽一县之政,秩七品。县丞分理粮务、水利、交通等,秩正八品。典史专司缉捕盗贼和监狱事项,秩从八品。此外还设有教谕、训导各一名,负责教学和文庙祭祀,秩正八品。
在地处水陆要冲县,还要设置有招待所,设吏一名。清同治间设有厘金局(税务局),由省委派“外委”一员。
女埠设有巡检所(公安派出所)设攒吏一名,秩从九品。武官驻有绿营中的千总(把总)、外委各一名。秩分为正八品、正九品。
县衙内的设置有六房三班。六房分吏、户、礼、兵、刑、工房与王朝六部对口;三班为:皂班、快班、捕班。
六房的职责是:
吏房:任免官吏升降、考课、调动等事项。
户房:掌管土地、户口、漕运、救荒、田赋、派捐等财政收支事项。
礼房:掌管学校,贡举和风化教育、宗教以及接待宾客事项。
兵房:掌管兵器保管、驿站、邮传、关禁等事项。
刑房:掌管法律、刑狱。
工房:掌管屯出、水利、交通、营缮、工匠等事项。
除六房外有架阁库,掌六房文卷薄账。犹似今天档案、收发工作。六房内设有司吏、典吏,似工作多寡而定。在卯簿(吏员名册簿)的第一名俗称“当家”是房中主要负责人。
在六房中以户房和刑房与群众接触最多。如户房在经收田赋、杂税和派捐,其胥吏巧于多方绕算,任意浮收。又借死亡、逃户征多报少侵犯中饱。如出赋征收,缘因历代兵灾,鱼鳞册散失无存。书吏则都有密簿册子,不肯献出,父子相传,视为他们的衣食命根子。县官虽明知他们的弊端,因为离开他们就无法征收。
同时也不敢轻易撤换。再是刑房,刑房是经办民刑诉讼。这些书吏案例熟悉,经办案件惯能移重就轻,并能私改口供、毁灭证据。只要须得到诉讼任何一方的贿赂,就有偷天换日的手段。民间有谚“一纸入衙门,九牛拉不出”,人们往往一场官司打的倾家荡产,后悔莫及。衙门大堂照例设有一个大鼓,名为堂鼓,小民如有冤枉,可以随时击鼓鸣冤,但这个鼓放在高高架上,并有一个差役日夜看守,不准小民在堂鼓房近处走动和观望,苦有人击堂鼓,县官就要把看守的差役重加答责,所以堂鼓形同虚假,装装样子的。其他各房事务繁简,与民众直接利害关系不多。然而遇有事求见也必有麻烦让你苦恼,敲诈也是常事。
三班的职责是:皂班,掌看守牢狱。快班,又称壮班,掌传递召唤。捕班,掌侦查破案缉拿。各班人数不一,少则十余人,多则近百。每班都是正副班头。所有差役由正副班头分派办事,遇有诉讼传案都是以当事人的贫富和案情轻重来勒索或借端敲诈。捕班名为缉捕盗贼,实则是豢养盗贼。
新官到位照例要把六房三班在卯簿(名册)点名一次,名为“卯点”,各房各班照例要新新官一项例规,名为“卯礼”,书吏差役如不照例送礼就要将其除名,书吏差役一经点过卯,以为位置得到保证,就又敢无所作恶了。
清代有纳捐之例,这实是明码标价的卖官鬻爵。据《清史稿·选举》指出:“由此而名气不尊,登进乃滥,仕途因之淆杂矣!”纳捐与增加财政收入也不无关系。然而敞了为那些地主官商买官的方便之门,不论什么人,什么出身,只要有钱都可捐官。例如自遵台三品大员以至“从九品”(十八等级官最低级官员)和“未入流”(没有上等级一班书吏)。
卖官价位须银两分别为:道员16400两,知府13300两,同知6820两,知县4620两,县丞980两,主簿600两,吏目360两,未入流从九品180两。捐官开始只是一个虚衔。如果要补获得实职,还要一定程序,才能分配到某地候补,不是马上可以上任的。
在清代衙门内有“无绍不成衙”之说,这是封建官僚体制下产生的一个地域性、专业性幕僚制度。由于种种原因,绍兴师爷布满全国各地,明顾炎武在《日知录》中说:“户部十三司胥皆绍兴人”。雍正帝曾下诏“六部经办不许专用绍兴人”,然而仍未能打破绍兴师爷占据之地。绍兴师爷中多以名刑、钱谷二席,名刑主要处理民刑诉讼案。钱谷师爷职责很广,凡有关征收田赋,杂税和经济纠纷均按他处理。由于绍兴师爷上有内线,县官也对绍兴师爷恭维备至,不敢得罪,称绍兴师爷为老夫子。